Tillbaka till huvudmeny

UX hjälpte Visma med ny design för lönerevision

På de flesta arbetsplatser gör man en gång om året en förändring av lönen. Det kallas lönerevision och är en process som styrs av kollektivavtalet på din arbetsplats. Många chefer tycker att lönerevisionen är svår. Därför är det extra viktigt att ett verktyg för lönerevision är enkelt att använda.

Sedan flera år tillbaka erbjuder Visma Enterprise digitala lösningar för lönerevision i HR-plus. Men den behövde ett lyft. Nya lagkrav och önskemål från kunderna gjorde att man valde att utveckla tjänsten till något bättre. 

Vi tog ett snack med Kajsa Fransson, produktägare för HR-plus Self Service, för att prata om utmaningarna och diskussionen som ledde fram till nuvarande projekt.

 –  – Historiskt har vi haft två lösningar för lönerevision, berättar Kajsa. Förutom att de behövde en uppgradering har vi fått lägga mycket tid på förvaltning och teknisk support. Dessutom är lösningarna inte tillräckligt flexibla. När vi började utvecklingsarbetet var vår största farhåga: Hur vi ska vi hitta en lösning som fungerar för allas behov?

Varför ser processen för lönerevision så pass olika ut?

Kajsa förklarar att lönesättningsmodellerna kan se väldigt olika ut. Hur man utför en lönerevision varierar från en arbetsgivare till en annan och förväntningar på systemstöd därefter.

UX flyttar fokus från system till kund

Teamet som arbetar med HR-plus utvecklar själva sina produkter. De är väldigt kompetenta men såg möjligheter att blanda in andra. En frågeställning teamet ställde var – Hur hittar vi en lösning som passar alla?

Kajsas team stod inför en utmaning. Därför kontaktade man Vismas centrala UX-team. UX står för user experience som alltid utgår från användarens upplevelse av en produkt eller tjänst. Amanda Lundius-Mörck är Head of UX på Visma och hon blev snabbt inkopplad i projektet: 

 – I det här fallet hade Visma Enterprise fått feedback från kunderna att lönerevisionen var komplicerad. De ville se hur de kunde göra tjänsten enklare att använda. 

De senaste sju åren har Amanda arbetat med UX. Hon har en utbildning i interaktionsdesign från Malmö Universitet och har ett stort intresse för både psykologi och design. När hon går in i ett nytt projekt är den viktigaste frågan: Vem är användaren? 

I samband med lönerevisionen är både HR och chefer involverade. Störst utmaningar såg man hos cheferna, som varje år skulle in i ett system och genomföra en lönerevision som redan från början känns svår. Amanda tar sig själv som exempel för att förklara hur hon tänker utifrån ett designperspektiv: 

 – Om du är chef för tre personer kan vi visa mycket information om varje anställd. Men om du istället ansvarar för 40 medarbetare kan du inte hantera den mängden detaljer. Inte om du vill arbeta effektivt. Då är det istället viktigt att se avvikelser eller förslag direkt i verktyget. 

Hur förenklar vi lönerevisionen för chefer? 

För att ta reda på chefernas behov behövdes mer information. Därför valde Amanda att starta en designsprint. Det är en strukturerad process som pågår i fyra arbetsdagar, från insamling av information till konkreta förslag på design. 

Första steget är definiera designutmaningen. För att ta reda på den fick alla i teamet komma överens om ett långsiktigt mål. Redan första dagen bokade man in möten med tre kunder som upplevdes ha väldigt skilda behov. Syftet var att ta reda på hur de arbetar med lönerevision idag. 

Med ett definierat mål och en tydligare bild av vad kunden behöver kunde man ta fram ett nytt flöde för lönerevision utifrån ett kundperspektiv. För att släppa tankarna på hur tjänsten för lönerevision ser ut idag använde teamet en övning som kallas Lightning Demo. Alla i teamet fick lyfta exempel på andra produkter och tjänster som man upplever som användarvänliga. 

 – Många tjänster som fungerar på samma sätt kan ju se väldigt annorlunda ut, förklarar Amanda. Här får man chansen att glömma bort den existerande lösningen för att få fram flera olika förslag. Målet är att få inspiration till skissen för den nya tjänsten. 

Våga involvera kunden i utvecklingsarbetet

Att arbeta utifrån en designsprint var nytt för teamet på Visma Enterprise. Kajsa berättar att man under detta projekt kopplade in kunderna tidigare jämfört med andra utvecklingsprojekt.

 – Det blir en mer kunddriven utveckling, säger Kajsa. Vi får in feedback tidigare och kan förändra oss under resans gång. Sen är det viktigt att fortsätta testa sina prototyper i takt med utvecklingsarbetet. 

När skisserna var på plats fick kunderna återigen möjlighet att testa prototypen. En enklare design med hjälptexter och funktioner för filtrering visade sig vara lösningen på den svåra utmaningen. 

 – Det kommer alltid vara saker vi måste prioritera bort för att vi inte hinner med det, fortsätter Kajsa. I början är man ofta ambitiös och vill så mycket.  

Nu finns en plan för hur den kommande lösningen för lönerevision ska se ut. Några utvalda kunder hjälper till att testa prototypen. Med rätt hjälp från Amanda och UX-teamet visade det sig att problemet inte var omöjligt att lösa. 

Den utmaning som från början kändes som ett berg att bestiga, landade väl hos både kund och produktteamet. Att hitta en lösning där alla är nöjda är det som Amanda gillar bäst i sitt arbete: 

 – I det här projektet hade vi en enorm oro för att kunderna skulle vara väldigt olika. Sen fick vi veta att de hade sina likheter och vi kunde ta fram en lösning som de är nöjda med. Det skapar en otrolig energi i teamet. De känner sig mycket tryggare med var de är på väg och det är väldigt kul att se! 

Under hösten fortsätter utvecklingsarbetet av lönerevisionen i HR-plus. Redan den 9 september bjuder vi på en förhandsvisning i vårt webbinar kl.10.00.

Anmäl dig till webbinaret den 9 september här eller läs mer om lönesystemet HR-plus

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Det här innebär nya LAS för offentlig sektor

    Nyligen lade regeringen en proposition på en lagförändring rörande arbetsrätten, kallat nya LAS. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 30 juni 2022 och börja tillämpas den 1 oktober 2022.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.