Hellre ofta och få åt gången
Samlar du upp allt som ska faktureras och gör det en gång i veckan eller kanske mer sällan än så? Tänk om. Det finns stora fördelar att fakturera ofta. Gärna flera gånger i veckan. Du minskar risken att du glömmer ta betalt för delar av ditt arbete. Om kunden snabbt får fakturan och har arbetet eller tjänsten färskt i minnet kommer du också snabbt få återkoppling om något är felaktigt. Men faktum är att du ännu mer troligt bara får snabbt betalt. Kort tid mellan leverans och faktura signalerar goda rutiner vilket kommer påverka kundens betaltid. Som om inte tidigare argument vore nog kortar du även ner kredittiden indirekt om du skickar fakturan direkt, betalningsvillkoren räknas nämligen från den dag du ställer ut fakturan. Dessutom, det är inte alls lika jobbigt att göra några få färska fakturor som att ta sig igenom en hel vecka eller kanske månads jobb där du ska pussla för att få ihop det. Testa.
”En fordran är en färskvara!”
Ge de betalningsvillkor som kunden förtjänar
En självklar fråga att ställa men som många missar är om alla kunder ska ha samma betalningsvillkor? Kan det vara så att vissa kunder borde erbjudas kortare betalningsvillkor? Du har ingen skyldighet att erbjuda 30 dagars betalningsvillkor som många verkar tro. Så fundera på det en extra gång. Anledningar till kortare betaltider kan vara en ny relation som du är osäker på men också om kunden varit sen med betalningen innan.
Bestäm en kravrutin och håll dig till den
Men om du nu gjort alla rätt. Du fakturerar i tid och du anpassar betalningsvillkoren men kunden betalar ändå inte i tid. Vad gör man då? Se till att ha din kravrutin klar. Så att du vet hur du ska agera oavsett om det bara sker då och då. Skicka betalningspåminnelse inom sju dagar från förfallodatum. Och skicka en påminnelse, inte två eller tre som många företag enligt mig felaktigt gör. Påminnelse två och tre fyller nämligen ingen funktion, de är däremot direkt skadliga för din likviditet och för kreditrisken. Kunder som glömt att betala åtgärdar felet och betalar, alternativt kontaktar dig och ber om en förlängd kredittid, direkt när första påminnelsen kommer. Däremot kunder som inte betalar och inte kontaktar dig, de konstaterar glatt att dom kan utnyttja dig och få en gratis kredit. Detta gäller naturligtvis inte alla, men det är mer regel än undantag. Om du tänker på vilka av dina kunder som är tröga att betala så vet du det redan idag. Det är oftast samma kunder som återkommande utnyttjar leverantörer som inte har tydliga rutiner och processer.
60 kronor i påminnelseavgift
Betalningspåminnelsen får ha en påminnelseavgift på max 60 kronor. Men om du tar ut påminnelseavgift ska detta vara avtalat innan köptillfället. Det gäller trots att avgiften är lagstadgad. Vad innebär det? Att du bör ha det inskrivet i dina allmänna villkor eller i dina offerter. Vi är vana vid påminnelseavgiften i Sverige vilket gör att dom flesta faktiskt betalar denna även om avtal inte finns, men det är viktigt att du känner till det. Säljer du till företag är det enklare, då kan du debitera en förseningsavgift. Avgiften är reglerad av EU och i Sverige är den 450 kronor och kan debiteras från förfallodatum.
Om inte påminnelsen betalas?
Då är det dags för ett inkassokrav. Många företagare tror att man inte får eller kan skicka ett inkassokrav själv. Men så är det inte. Du har rätt att driva in dina egna fordringar som är fakturerade från ditt företag utan att ha inkassotillstånd. Skickar du ett eget inkassokrav så har du rätt att ta ut en inkassoavgift om 180 kr. Men inte om du redan har tagit ut en förseningsavgift på 450 kronor, då är detta redan inkluderat. Om kunden inte betalar trots att du skickat en påminnelse och ett inkassokrav är nästa steg Kronofogden. Du kan ansöka om ett betalningsföreläggande själv. Men det finns enklare sätt att göra det på.
Om man vill att någon annan fixar?
Tiden och kunskap om vilka regler som gäller kring kravhantering är ofta det som bromsar. Det är viktigt att komma ihåg att man inte måste vara expert på allt när man driver företag. Framförallt inte idag när det faktiskt finns kostnadsfria kravtjänster för små och medelstora företag. Fördelen med att anlita ett inkassobolag är många. Att du som företagare slipper hantera dina kunder som är slarviga med att betala är många gånger skönt. Det kan vara både känsligt och frustrerande för dig som har relationen med kunden. Men det största argumentet är den ökade betalningsviljan som kunden känner när det är ett inkassobolags logga på kuvertet. Inkassoföretag är vana vid att hantera invändningar och frågor, oftast är det också lätt för din kund att få kontakt och prata med inkassobolaget för att komma överens och göra sig skuldfri. Lite generellt brukar jag räkna på att du kommer korta ner din kredittid med 25% om du anlitar ett inkassobolag.
Apropå 25. Jag har arbetat i mer än 25 år med företags likviditetsfrågor och betalprocesser. Förr fick du som företagare betala både årsavgifter och en avgift per inlämnad påminnelse eller inkassokrav. Idag finns det kostnadsfria lösningar som är framtagna för att passa de flesta företag. Ett tips från mig är att registrera ditt företag för www.ekrav.se som är en kostnadsfri påminnelse- och inkassotjänst. Då har du rutinerna klara den dagen då du behöver påminna.
Jag hoppas att mina tips kring hur du kan eller bör tänka kommer att hjälpa dig i din vardag. Att inte låta fakturor bli gamla. Att inte låta påminnelsen dröja. Att inte lägga tid på det som tar tid av din verksamhet. Det tror jag kommer ha en positiv effekt för ditt företag på sikt. Lycka till!
Anders Lindén
Visma Financial Solutions
Tänk på:
En fordran är en färskvara, låt den inte bli sur! En gammal förfallen faktura är mycket svårare att få betald. Kunden minns inte vad som köpts och du och fakturan ifrågasätts oftare. Även för inkassobolaget är det svårare att driva in pengarna på en faktura som inte skickats i tid. Kunden kan ha hamnat på obestånd sedan du först gjorde affären.
Har du koll på din kundfakturering så har du mycket att vinna!
Du har fasta utgifter. Runt den 12:e varje månad ska du ha betalt preliminärskatten och arbetsgivaravgiften. Dina anställda och du själv ska få lön utbetald till den 25:e. Har du bra rutiner fungerar oftast kassaflödet och du har betalningsförmåga när avgifter, kostnader och lön ska betalas. Då slipper du ta dyra korta krediter eller använda factoring som är en kortsiktig finansiering.
Ta hjälp med påminnelse och inkasso. Det kostar dig inget men ger i regel 25% snabbare betalt.
