Det är en konst att lägga bra scheman, inte minst när verksamheten ska bemannas dygnet runt och du måste ta hänsyn till varierande parametrar som olika tjänstgöringsgrad, delade turer och medarbetarnas egna önskemål och behov av sammanhållen ledighet.
– Det är trixigt och det tar flera timmar att få ihop ett bra och rättvist schema. Jag har länge önskat att det skulle räcka med att trycka på en knapp, säger Camilla Tykesson, verksamhetsutvecklare på vårdbolaget Norlandia.
”Systemet kan räkna på saker som är svåra att få till manuellt”
2020 är året då hon kommer att bli bönhörd. Då lanserar bemanningssystemet Medvind WFM ett nytt verktyg som förväntas revolutionera den tidskrävande schemaläggningen. Camilla Tykesson har själv varit med i pilotprojektet och stresstestat funktionen utifrån Norlandias komplexa förutsättningar.
– Jag har försökt efterlikna vår miljö så realistiskt som möjligt, för att se om systemet presterar som vi önskar. I de första försöken i november hade vi fel inställningar och då var det inte mycket som blev rätt. Sedan dess har verktyget presterat bättre och bättre för varje vecka och nu får han till det mycket bra.
Förutom att det bara tar systemet en kvart att spotta fram ett förslag att utgå ifrån, ser Camilla Tykesson även andra fördelar.
– Det är lätt att bli lite inskränkt i sina egna tankar. Systemet kan räkna på saker som är svåra att få till manuellt. Jag har fått anledning att tänka nytt. Till exempel väljer systemet ett så sent pass som möjligt dagen efter en ledighet, för att maximera den sammanhållna ledigheten.
Snart kan alla chefer lägga schema
Vid utvecklingen har det varit viktigt att göra verktyget så lättanvänt att chefer ska kunna lägga sina scheman själva, utan att ta hjälp av en expert.
– Där har de verkligen lyckats. Det är så enkelt och vem som helst kan lägga in nödvändiga parametrar. Schemaläggning har varit en uppgift som många chefer bävat för, eftersom de fått ta mycket kritik. Jag tror att en automatisk schemaläggning upplevs som mer demokratisk och minskar konflikterna.
– Det har varit kul att få vara med i det här projekt, framför allt som jag tror att det leder till nytta för många verksamheter. Det blir en stor vinst när enskilda medarbetare i slutändan får bättre scheman. Fast nästa steg i projektet är nästan än mer spännande. Då kommer Medvind att kunna göra arbetsturer åt oss, säger Camilla Tykesson.
