Inköp av tjänster och konsulter – säkerställ en hållbar process

I Riksrevisionens stora granskning ”Staten som konsultköpare” uppskattas att kostnaderna för endast konsulttjänster motsvarar 12,6 procent av statens sammanlagda personalkostnader. I privat sektor närmar sig konsulttjänster 40% av den totala personalkostnaden. Statens siffra må låta blek i jämförelse, men det adderas upp till knappt 16 miljarder i skattepengar som årligen går till konsulttjänster. Hur ser egentligen den processen ut idag?

Vi tar i från tårna istället för att kompetensförsörja på rätt nivå

Problemet vi ser idag är att det inte läggs lika mycket tid på att säkra rätt kompetens hos en konsult som det görs på en anställd, kravställningen är ofta inte lika precis som vid en anställning och så kanske man gärna tar i lite för mycket. Resultatet blir en allt för dyr och erfaren kompetens till ett allt för enkelt uppdrag. Samtidigt som processen för att hitta rätt resurs varken är transparent eller automatiserad. Men vad gör det, den ska ju ändå lämnas tillbaka snart.

Så må det ha funkat förr. Men när allt fler verksamheter drivs i form av projekt med stora behov av specialkompetens behövs bättre struktur och mer kontroll. En konsult ska rekryteras utifrån en kravställning som görs utifrån vad det specifika projektet behöver, och inte på hur långt cv man har. Risken är annars man blir stående med en Porsche som inte ska köras som mer än en Fiat.

För kom ihåg: Att hyra in en konsult är inte som att leasa en bil.
Men inte heller är det som att rekrytera en anställd. Kanske är det någonstans där emellan, med behovet från en bra och konkurrenskraftig rekryteringsprocess tillika effektiv och digital inköpsresa. 

Upptäck Proceedo + Vakanta – ditt systemstöd för tjänstebeställningar

Fem tips till dig som rekryterar konsulter

Rätt person på rätt plats – gör en grundlig behovsanalys

Om all spetskompetens fanns internt skulle en tjänstebeställning såklart inte behövas. Men kompetens för att hitta rätt person finns ofta internt, utan alltid få komma till användning.

Ofta görs tjänstebeställningar av centrala enheter som inte har kompetens inom det område som beställningen görs, vilket leder till att behovsanalysen tenderar att halta. Den som har behovet behöver få vara med i behovsanalysen och ställa kraven.
Med ett anpassat inköpssystem för tjänstebeställningar, och specifikt kompetensförsörjning av konsulter, kan den göra det helt själv – för att sedan få beställningen godkänd eller nekad innan kostnaden uppstår. Det går att få hjälp att köpa rätt, till leverantörernas stora förtret, från interna resurser.

Följ GDPR – använd ett beställningssystem

Det är fortfarande vanligt att organisationer sköter sina tjänstebeställningar eller konsultrekryteringar via e-post. Man tar emot ett cv med personuppgifter, skickar runt detta inom organisationen och försöker komma fram till huruvida det är en match eller inte. Ponera då att minst 5-6 personer tagit del av det cv:t, som sedan ligger i fem inkorgar – fram till tre år senare då en likadan tjänstebeställning ska göras. Har GDPR då följts? Med ett system för tjänstebeställningar behöver dessa frågor inte ställas, utan det hanteras per automatik.

Dessutom, mailar eller ringer man in den konsult man tror passar bäst blir konsekvensen att rekryteringen sker ad hoc och att man saknar överblick, transparens och kontroll. Dessutom blir konkurrensutsättningen bristfällig. Hur vet ni att ni har den bästa konsulten för uppdraget när om ni aldrig jämför med andra?

Få kontroll på er data – använd ert eget beställningssystem

Många statliga myndigheter använder leverantörernas beställningssystem vid mer komplexa tjänsteinköp. Värdefull data hamnar alltså i leverantörernas CRM istället för hos myndigheterna. Ofta får myndigheterna dessutom stora samlingsfakturor som ska granskas av många olika chefer långt efter det att arbetet har utförts. Då blir det lätt att missa felfakturering, och med 16 miljarder i potten varje år blir varje procents överfakturering till stora belopp som bättre kan användas till annat.

Vem följer upp konsulten?

Åtta av tio projekt misslyckas. Dessutom har ytterst få projekt en tydlig koppling till strategi och affärsmål. Det visar resultaten av en undersökning som PMI Sverige och KPMG genomfört. Många gånger är bristande uppföljning och resurser en anledning till att ett projekt kantrar. Vem följer upp den externa konsultens prestation i projektet? Säkerställ tydliga mål och en kontinuerlig personlig uppföljningsplan också för den externa arbetsstyrkan.

En konsult är också en medarbetare

En konsult är inte bara en tjänst ni köper in. Det är en mänsklig medarbetare och förmodligen en av era största kompetenstillgångar som ni önskar behålla projektet ut. När den externa arbetsstyrkan i privat sektor närmar sig 40% av de totala personalkostnaderna är det dags att stanna upp och reflektera. Hur säkerställer vi ett bra engagemang för ALLA våra medarbetare, oavsett anställningsform? Har vi samma fokus på denna del av arbetsstyrkan ur ett medarbetarperspektiv för att säkerställa motivation, prestation, uppföljning och personliga mål? Ingår de i våra personalaktiviteter när vi hittar på något skoj? Inte? Då är det nog dags att starta nu.