Framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt och en bra implementering

Jag nämnde i mitt tidigare blogginlägg att utmaningen att styra upp sina inköp på indirekt material kanske inte alls är så oövervinnerlig som man ibland kan känna. Men visst, det krävs arbete och ett tydligt projekt för att implementera en lösning som den Visma Proceedo levererar, ofta är det så att man som organisation gör detta för första gången och inte har erfarenhet av ett sådant här projekt. Våra projektledare har en bra metodik för detta, Proceed, till det har de en lång erfarenhet gällande implementeringen av vårt systemstöd och ger dig vägledning och stöd i samband med projektet.

Vad är då framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt och en bra implementering

  • Förankring. Beslutet skall vara väl förankrat och det ska vara tydligt att hela ledningen står bakom detta.
  • Dina leverantörer. Systemet är inget om det inte är fyllt med elektroniska kataloger från dina leverantörer, och att de kan skicka e-faktura. En bra spendanalys i botten och en tydligt plan för hur man kontaktar leverantörerna gör denna del till ett lyckosamt projekt.
  • Projektgruppen. Detta system spänner över flera områden, därför behöver man i projektgruppen ha erfarna personer från ekonomi, inköp och IT samt att man gärna från start har en utsedd processägare för hela processen behov till betalning som sedan kan ta förvaltningsansvaret för detta.
  • Masterdata. Vid sidan av leverantörernas kataloger så behövs det data för koddelar, attest hierarki, användare etc. Detta kan ibland bli mer tidkrävande än man tro, så här gäller det att starta i tid med insamling och integrering mot vårt system.
  • Kommunikation. Sedan är det dags för utrullning, för att den ska gå så bra som möjligt är det bra om man under hela projektet har kommunicerat vad som händer och syftet med införandet av detta systemstöd. Vi har många idéer om hur du kan göra sedan för att rulla ut detta på bästa sätt, detta kan skilja lite mellan organisation till organisation, men vi ser alltid till i projektet att diskutera detta. Fundera redan innan om förvaltning och support, vem ska hantera det framöver? Användarna uppskattar ofta en kontaktyta för hela processen.
  • Bevakning och uppföljning. Efter att projektet är avslutat så gäller det att fortsätta bevaka och mäta för att se på att man når de mål man förutsatt sig. Vi har bra KPI:er som kan vara till hjälp.

Så med detta i ryggen så ser jag att:

  • Organisationen får ett enkelt system at beställa i, de vet att de gör rätt och kan känna sig trygga i att inköpen görs enligt policy
  •  Inköpen görs på upphandlade avtal, de besparingar som man har beräknat kan då också realiseras
  •  Full kontroll på övriga inköp vilket möjliggör att finna besparingar på ytterligare områden
  • Full transparens på fakturahanteringen och bra data för analys
  • Effektiv fakturahanteringsprocess, då du kan matcha fakturor mot dels ordrar men även automatisera hanteringen av periodiska fakturor i vår lösning Abonnemangshantering.  Det gör att du kan koncentrera dig på felaktiga fakturorna och inte de som är rätt och riktiga. 

Nu börjar vi sakta närma oss jul och därför vill jag passa på att önska en riktigt skön julhelg och ett gott slut på 2010.

 

Hälsningar

Stefan Blomgren

Kom i kontakt med Stefan: