Tillbaka till huvudmeny

Enkel överblick och ökad effektivitet för Jönköpings kommun

Jönköpings kommun valde att installera Quick Report, ett smart verktyg som presenterar data från Personec P, Utdata och Neptun i gemensam rapport. Idag kan de enkelt samla data om behörigheter, löneskulder och timanställda i realtid.

Quick Report sparar tid för systemförvaltarna i Jönköpings kommun
Quick Report sparar tid för systemförvaltarna i Jönköpings kommun

I början av 2020 installerade Jönköpings kommun tre rapporter från Quick Report, plus att de skapade en skräddarsydd rapport efter egna önskemål. Idag använder de rapporterna Organisationsinfo, Timanställningar som inte fått lön, Anställdas senaste löner, Löneskulder samt Åtgärder.

Agneta Krusing har arbetat som lönekonsult och systemförvaltare på Jönköpings kommun i över 25 år. Från början med HR plus och sedan 2016 med Personec P. Malin Grundström, också hon systemförvaltare, började jobba med lön 2010 och som systemförvaltare 2018. De använder framför allt rapporten Organisationsinfo som listar alla användare, deras roller och sekretessnivå i realtid. 

– Vi som arbetar i Neptune stämmer regelbundet av med förvaltningarna att rätt personer har chefsbehörighet. Nu får vi snabbt ut en lista över aktuella chefer som alltid är uppdaterad, vilket är till stor hjälp när vi bygger om i organisationen. Det är inte alltid vi får veta när någon slutar eller börjar. Innan Quick Report hade vi ingen möjlighet att dra ut en sådan lista från Neptune, säger Agneta Krusing. 

Till varje rapport finns en informationsbricka som syns på startsidan i Visma Window. När brickan är röd betyder det att något behöver åtgärdas, är den grön är allt i sin ordning. 

– Det är ett enkelt sätt för chefer att spara tid och få överblick, menar Malin Grundström. 

Timanställda som inte fått lön är en annan rapport som ofta används av såväl löneavdelningen som förvaltningarna i Jönköpings kommun.

– Här kan vi se vilka timanställda som inte fått lön på exempelvis sex månader och avsluta personer som inte jobbat på länge från systemet, fortsätter hon. 

En rapport som kommunen själva beställt är möjligheten för chefer att se löneskulder. Brickan är egentligen skapad för medarbetaren men de ville att även cheferna i kommunen skulle kunna se vilka skulder som finns. 

– Ofta handlar det om frånvaro som inte är inrapporterad till oss på lön. Med brickan Löneskulder ser cheferna i Visma Window om det finns en skuld, och kan prata direkt med medarbetaren. Tidigare var det vi som uppmärksammade chefen på att det fanns en skuld, med rapporten slipper vi ett led, säger Agneta Krusing. 

Även rapporten Anställdas senaste löner samt Åtgärder är praktiska verktyg för chefer i organisationen att få snabb överblick. Som chef ser du om det är en stor skillnad mellan olika löner, och kan snabbt göra en bedömning om en utbetalning är rimlig. Åtgärder är en bricka som lyser rött om det finns något du måste agera på. 

Nästa steg för Jönköpings kommun blir eventuellt att köpa till licensen Quick Report Studio där man kan bygga egna funktioner med hjälp av SQL-skript. Där kan IT-avdelningen eller systemförvaltarna skapa egna rapporter. 

– Vi skulle till exempel vilja ge lönekonsulterna möjlighet att själva uppdatera en del av de kontroller som görs på lönen, när de ska göra dem. Istället för att vi systemförvaltare uppdaterar dem på veckobasis, avslutar Malin Grundström.

Vill du veta mer om Quick Report? Anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.

Vi ger tips på hur du kan använda Quick Report, vilka fördelar som finns och hur du kommer igång.
Läs mer och anmäl dig här

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Det här innebär nya LAS för offentlig sektor

    Nyligen lade regeringen en proposition på en lagförändring rörande arbetsrätten, kallat nya LAS. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 30 juni 2022 och börja tillämpas den 1 oktober 2022.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.