Effektivare processer - bättre projektledning del 2

Effektivare processer – bättre projektledning del 2

I vårt förra blogginlägg gick vi igenom de tre första tipsen (av tio) om hur kan arbeta effektivare i din roll som projektledare. Här kommer fyra tips till.

4. Öka din produktivitet

Produktivitet och fakturering är mått som används för att utvärdera anställdas prestationer. Alla bidrar till affärer på olika sätt, genom debiterbara och icke-debiterbara timmar. En anställd som tillbringar 110 timmar på kundprojekt kan sätta 30 timmar i interna projekt och 20 timmar i icke-debiterbara uppgifter. Denna persons debiteringsgrad är 68,75 procent och produktiviteten är 87,5 procent. Hur kan det bli så? Det första steget mot att öka de anställdas prestationer är att skapa fakturerings- och produktivitetsmål, som du sedan enkelt kan spåra till resultat för individer, grupper och hela organisationen.

5. Stoppa intäktsläckaget

Även med felfria faktureringsprocesser behöver företag hålla koll på arbetad tid på en daglig basis för att förhindra förluster. Till exempel, om de anställda rapporterar arbetstid i slutet av veckan, lider organisationen av en 15 procentig vinsttapp. Anställda som rapporterar sin tid i slutet av månaden ger dig en 30 procentigt vinsttapp. Intäktsläckage uppstår eftersom de anställda inte minns arbetsuppgifter korrekt och risken att de fördelar debiterbara timmar som icke-debiterbara timmar är större ju mer sällan de tidrapporterar. Och det slår direkt på din vinst.

6. Resultat – få vad du mäter

Sätt resultat, mål och prognoser för alla – varje dag. Att göra resultat och mål synliga för alla gör de ansvariga för sin del i din organisations framgång. Anställda förstår bättre vad som förväntas av dem och du får bättre resultat. Det är möjligt att göra det manuellt, skapa utskrifter från Excel, men realistiskt, hur länge orkar du lägga värdefull tid på att uppdatera arket med aktuella siffror? Ett bättre tillvägagångssätt är att använda ditt projektledningssystem för att skapa aktuella rapporter i realtid.

7. Kommunicera effektivt

Projekt Managementkonsulter och andra experter återkommer ofta till ”brist på kommunikation” som den främsta orsaken till misslyckade projekt. Det är absolut nödvändigt att implementera stöd som ger medarbetare rätt kommunikation i rätt tid. Dagliga uppdateringar, delade kalendrar och online-dokumentation är bra exempel på en mer effektiv kommunikation.

Är du nyfiken på ett webbaserat system för tid och projekt? Testa Visma Severa helt gratis i 30 dagar. Då får du ett verktyg som kan hantera hela verksamheten från försäljning till fakturering i din smartphone, läsplatta eller datorn.

Testa Visma Severa gratis i 30 dagar

Niclas Nässlander är marknadschef på Visma Software och bloggar om nyttan av affärssystem blandat med personliga reflektioner. Har du också tankar att dela med dig av angående ekonomi- och affärssystem? Kontakta mig.
Kom i kontakt med Niclas: