Tillbaka till huvudmeny

“De är inne i personalhandboken innan de har sin första dag på arbetsplatsen!”

Ett gammalt intranät som behövde omstrukturering blev starten på en ny medarbetarportal med personalhandbok. Skiftet till en ny chefs- och medarbetarportal samlar all information på ett enkelt sätt.

Ett gammalt intranät som behövde omstrukturering blev starten på en ny portal med personalhandbok för koncernen Total Produce. Helena Karlsson ansvarade för skiftet till en ny chefs- och medarbetarportal som kunde samla all information på ett enkelt sätt.

– Vi har fått till en fantastiskt bra lösning där vi har all information samlad, berättar Helena.

Under projektet såg Helena hur en tydlighet växte fram. De kunde slänga gammal information och uppdatera de delar som skulle fortsätta att användas. Den absolut största fördelen är att allt finns på samma ställe. Om informationen behöver ändras kan hon med några klick ändra den direkt i portalen – inte på flera olika ställen.

”Och så finns ju tryggheten när det gäller arbetsrätten – att blir det förändringar så uppdateras det automatiskt.”

Viktigt att stötta både personal, chefer och myndigheter – på olika sätt

Portalen används idag för den svenska delen av koncernen Total Produce. De är en frukt- och grönsaksdistributör, samt global logistikpartner för flera nordiska företag. Helena arbetar sedan flera år med systemimplementering och utbildningar på logistikföretaget Nowaste, en viktig del av Total Produce med över 500 medarbetare.

När det finns ny information i portalen kan det kommuniceras via informationsskärmar på Total Produce olika terminaler. Eftersom majoriteten av personalen sällan sitter vid en dator använder många portalen på mobilen.

”Vi har allt från seniora chefer som kan det mesta, till de yngre som aldrig har varit på en utbildning i arbetsrätt. Någonstans däremellan behöver alla ha en trygghet.”

Interna rutiner är mycket viktiga för det dagliga arbetet eftersom företaget hanterar både livsmedel och brandfarliga ämnen. Därför har Helena fått lägga in mycket intern information där de själva ansvarar för att hålla det uppdaterat. När miljöförvaltningen kommer på besök är det nu enkelt att visa upp interna rutiner och policyer.

– Där är inga hemligheter, utan både personal, chefer och myndigheter kan enkelt ta del av våra rutiner, förklarar Helena.

Läs också: Stark internkommunikation ökar engagemanget i hela organisationen

Kreativiteten får styra hur portalen används

När Helena började arbeta med portalen valde hon att avsätta ett par dagar i veckan för projektet. Hela projektet, från uppstart till lansering av portalen, tog ett par månader. Det var viktigt att planera in arbetet för att lära sig funktionerna så snabbt som möjligt.

Under arbetets gång fick hon flera idéer på hur hon kunde utveckla portalen på nya sätt. Som ansvarig för interna utbildningar använder hon på flera sätt portalen i utbildningarna.

– Vi lägger just nu in utbildningar i portalen. Så som tiden är nu med covid-19 så kan vi inte hålla fysiska utbildningar. Då måste vi hitta ett annat sätt att genomföra utbildningarna på!

Portalen används även för grupparbeten under de interna utbildningarna:

– Då får de gå in i personalhandboken och läsa. Sedan berättar de för gruppen vad de har läst. Att lära ut den informationen är en del i krishanteringen. Så har vi gjort i många grupparbeten för ta fram egen information – och allt står ju i personalhandboken!

Inne i personalhandboken innan första dagen på arbetsplatsen

Portalen används även för onboarding vid rekrytering. När medarbetaren har fått jobbet välkomnas de med en länk in till personalhandboken inuti portalen. Där kan de läsa mer under kapitlet “nyanställd”. På så sätt kan medarbetaren läsa policyer och säkerhetsregler redan innan de kommer till produktionen.

”Vi har ganska stora terminaler med mycket automation och det kan vara lite farligare arbetsplatser med tanke på truckkörning och liknande, berättar Helena. Det finns risker och de behöver man ju känna till innan man är på plats. Så de är inne i personalhandboken innan de har sin första dag på arbetsplatsen!”

Nästa steg blir att skapa en portal för Total Produce danska del. Där får Helena använda den engelska versionen av Visma Draftits personalhandbok. Den arbetsrättsliga delen skiljer sig åt mellan länderna, men strukturen kan hållas gemensam och Helena ser många möjligheter med det nya projektet.

Om Total Produce

Total Produce Nordic är ett nordiskt samarbete mellan danska Lembcke gruppen och svenska Everfresh, som påbörjades 2007. Koncernen är en frukt- och grönsaksdistributör, logistikpartner med ett förgrenat nätverk ut i hela världen. En del av Total Produce är Nowaste, en tredjepartslogistiker med 500 anställda och en omsättning på 500 miljoner kronor.

Om Chefs- och Medarbetarportalen

Visma Draftits portaler ger er en gemensam plattform där ni samlar er personalhandbok, interna riktlinjer och uppdateringar om organisationen. Fördelen med vår lösning är att du kan få automatisk uppdatering av kapitel i personalhandboken som rör arbetsrättslig lagstiftning. Du vet därför att ni alltid informerar korrekt information ut i organisationen. Läs mer om hur vi kan stötta er internkommunikation.

Mest populära