Att upphandla ett avtal på fel grunder kan skapa stora problem som ger effekt under lång period. Att sitta fast i ett avtal som inte passar med den verksamhet som bedrivs och de värderingar som finns kan få konsekvenser. Därför är det extra viktigt att tänka över behovet så att ni har klart för er vad ni söker hos er nya leverantör.
För några veckor sedan stod det klar att Visma Financial Solutions vann SKL Kommentus upphandling för inkasso- och påminnelsetjänster. Det innebär att Visma blir leverantör för kravhantering inom kommuner och regioner. Naturligtvis är vi både glada och stolta över detta och vi ser fram emot att fördjupa både våra befintliga samarbeten men också utveckla nya. Upphandlingen som ledde fram till detta var väl utformad och genomtänkt, och från den vill jag dra lärdom och berätta lite kort varför den var bra. Kanske kan det ge dig som står beredd att upphandla kravtjänster verktyg och ett nytt tankesätt. För det handlar ju om att få ut största möjliga affärsnytta men också om att ha möjlighet till fingertoppskänsla. Att upphandla ett avtal som inte stämmer överens med värdegrund och som saknar flexibilitet har vi sett skräckexempel på tidigare. Enligt mig handlar det egentligen om tre frågor som ni bör ta er tid att besvara innan ni sätter igång.
1. Vad är viktigt för oss?
Se till att ha en enad bild. Vad är viktigt för er? Vad är ni ute efter? Som leverantör kan vi ibland känna att upphandlingar har kommit att fokusera lite väl mycket på pris och lite för lite på kvalitet. Det är enklare att mäta och jämföra pris, det är säkert delvis en förklaring, men vad händer med de delar som inte går att mäta på samma sätt? Det måste finnas ett sätt att mäta det som ni vill uppnå. För ni vet det, när ni har en enad bild kan ni falla tillbaka på den. Att hamna i en billig lösning som inte möter era krav i övrigt kan få effekter.
2. Vilka kommer att påverkas?
Ta reda på vilka som kommer att påverkas och hur de kommer att påverkas genom att göra en intresseanalys. Både intern och externt. Det kan exempelvis vara era kunder, alla eller vissa medarbetare och kanske delar av era övriga leverantörer. Ni vinner mycket på att involvera dessa intressenter så tidigt som möjligt, eller åtminstone att fundera kring hur de kommer att uppleva förändringen. Dels leder det till att er kravställning blir bättre och tydligare internt. Dels krattar ni inför en eventuell kommande implementering där det är enklare att skapa en positiv attityd om de som tar emot den nya leverantören också känner att deras önskemål tagits på allvar och att de har fått komma till tals.
3. Hur mäter vi om upphandlingen blev lyckad?
Som med allt annat här i livet gäller det att bygga erfarenheter och dra lärdom från en upphandling. Det är lätt att det blir prestige i frågan och att den eller de som hanterade upphandlingen antingen kommer i försvarsställning eller att de väljer att lyfta fram KPI:er som stödjer deras val. Därför är det viktigt att ni är tydliga och transparenta med vilka faktorer som faktiskt är de kritiska framgångsfaktorerna samt hur och vem som ansvarar för att mäta dem. Av egen erfarenhet rekommenderar jag att dela ut ansvaret för dessa framgångsfaktorer i verksamheten. På så sätt blir målen förankrade i ett tidigt stadium plus att det redan tidigt kan bli en nyttig dialog mellan berörda enheter i företaget och den valda leverantören om de ser att målen inte uppnås. Det ligger ju i bådas intresse att ni som upphandlande företag eller myndighet är nöjda med er leverans.
Lycka till med er upphandling och handlar det om just kravtjänster har vi samlat 7 nyttiga tips här.
