Anställningens upphörande – vad ska du som arbetsgivare tänka på?

När medarbetare, oavsett anledning, slutar på företaget är det lätt hänt att blanda ihop vad som gäller vid uppsägning och hur olika regler ska tillämpas. Här reder vi ut vad som gäller och hur semesterdagar skall regleras. Det är även lätt att glömma bort det praktiska och för att underlätta i detta delar vi med oss av vår checklista som du kan utgå ifrån.

Slutlön

Oavsett anledningen till anställningens upphörande, så har alla gemensamt att de ska få en slutlön. I slutlön ingår intjänande semester, kvarvarande och intjänande av semester, eventuellt månadslön och tillägg, reglering om skulder finns till företaget, avgångsvederlag.

Semesterskuld eller innestående

En av de absolut vanligaste frågorna vid en anställnings upphörande är hur semesterdagarna ska regleras. Om den anställde slutar sin anställning och har tagit ut fler semesterdagar än han tjänat in, vilket kan ske när intjänandeåret och semesteråret sammanfaller, får arbetsgivaren en fordran på den anställde avseende semestern. Ett tips till företag med sammanfallande intjänande- och semesterår är att avtala om möjligheten att kvitta den för mycket utbetalda semesterlönen mot den anställdes slutlön. Arbetsgivaren kan nämligen inte göra något avdrag för den fordran som uppkommer utan ett sådant kvittningsmedgivande. Rätten till löneavdrag kan även vara inskrivet i kollektivavtal.

Kvittning
Huvudregeln enligt 1 § lagen om arbetsgivares kvittningsrätt är att arbetsgivare inte får kvitta en fordran hos arbetstagaren genom att göra avdrag på arbetstagarens lön. Vissa undantag följer dock av nämnda lag. Av 2 § följer att sådan kvittning får ske om arbetstagaren har medgivit det eller enligt 3 § 1 st. om arbetstagaren antingen har samtyckt till att kvittning får ske genom någon form av avtal eller om skulden består i ersättning för skada som arbetstagaren uppsåtligen har vållat i tjänsten. Enligt 3 § 3 st. kan kvittning även ske om så medges i ett gällande kollektivavtal. Även om kvittning får ske enligt någon av de ovan nämna undantagsbestämmelserna får det bara ske i den mån arbetstagarens och dennes familjs försörjning kan ske vilket följer av 4 §.

Förskottsemester
Har en anställd tagit förskottsemester kan den anställde bli återbetalningsskyldig till företaget. Om anställning har varit mindre än tex 5 år. Det finns inget lagstadgat att en anställde har rätt till förskottssemester, det är mer en policy eller om det finns reglerat i kollektivavtalet.

Uttag av semester under uppsägning
Om den anställde säger upp sig eller blir uppsagd har medarbetaren alltid rätt att ta ut sin semesterledighet under uppsägningstiden om den redan är utlagd och beviljad. Om semestern däremot inte redan är beviljad, kan medarbetaren normalt inte få ut semester under uppsägningstiden om arbetsgivaren inte går med på det.

Avgångsvederlag
Utbetalning av ett avgångsvederlag kan vara ett engångsbelopp eller utbetalning per månad. Ett avgångsvederlag är inte semesterlönegrundande. Det behöver inte heller vara pensionslönegrundande om det inte har reglerats i ett pensionsavtal.

 

Att tänka på vid olika uppsägningar

Egen begäran – Om en anställd säger upp sig själv gäller uppsägningstiden som regleras i kollektivavtal eller lagen.

Pensionsavgång – Vill en anställd gå i pension vid 65 år så ska den anställde skicka en skriftlig uppsägning. En arbetstagare har emellertid enligt 32 a § lagen om anställningsskydd (LAS) rätt att kvarstå i anställningen till utgången av den månad då han eller hon fyller 67 år.

Arbetsbrist – Vid arbetsbrist och under uppsägningstiden gäller särskilda regler. Bland annat gäller att den anställde har rätt att behålla sin lön och andra anställningsförmåner. Arbetsgivaren får inte sänka den anställdes lön även om den anställde blir omplacerad med andra arbetsuppgifter under uppsägningstiden.

Uppsägning av personliga skäl – Olovlig frånvaro ifrån arbetet, arbetsvägran, misskötsamhet och liknande uppträdande kan vara grund för uppsägning om det visar sig att arbetstagaren vid en samlad bedömning är olämplig för anställningen. Det gäller oftast om förseelsen upprepas trots att arbetsgivaren reagerat genom att varna eller på annat sätt givit arbetstagaren möjlighet till bättring. En uppsägning av personliga skäl får inte enbart grundas på omständigheter som arbetsgivaren känt till mer än två månader innan arbetsgivaren lämnat underrättelse om uppsägning till arbetstagaren.

Avbruten provtjänstgöring – Anställningen kan avslutas av båda parter i förtid eller innan provanställningsperioden går ut. En provanställning sägs inte upp utan kan avslutas utan saklig grund, det vill säga utan att ange något skäl

Tidsbegränsande anställning – En tidsbegränsad anställning upphör vid anställningstidens utgång och någon uppsägningstid föreligger inte i huvudsak. Står det i anställningsavtal att anställning löper från och med datum till och med ett visst datum är anställningen inte uppsägningsbar av någondera part.

Avskedande – Ett avskedande innebär att anställningsförhållandet upphör med omedelbar verkan. Arbetsgivaren behöver således inte ta hänsyn till någon uppsägningstid. Av lagtexten framgår att ett avskedande får ske om arbetstagaren grovt har åsidosatt sina åliggande mot arbetsgivaren.

Dödsfall – Vid dödsfall är det tjänstegrupplivförsäkring (TGL) som gäller. Det innebär att ett skattefritt engångsbelopp betalas ut till de efterlevande. Denna försäkring omfattar alla anställda, förutsatt att det finns kollektivavtal på din arbetsplats.

 

Checklista

Som vi nämnde tidigare är det inte bara lagar och regler att hålla reda på utan även en hel del praktiska bestyr. En checklista hjälper till att hålla reda på allt. Skapa en som passar för er arbetsplats, men här kommer några generella punkter:

  • Stäm av angående avgångsintervju med medarbetaren.
  • Se till att göra en plan för de arbetsuppgifter som ska vara klara innan anställningen avslutas. Vid behov upprätta plan för överlämning till annan kollega.
  • Se till att medarbetaren går igenom och rensar sin dator och eventuell mobiltelefon innan återlämning. Glöm ej laddare och andra tillbehör.
  • Se till att medarbetaren återlämnar utrustning som tillhör företaget så som passerkort, nycklar, tjänstelegitimation om en sådan finns, namnskylt och arbetskläder.
  • Se till att medarbetaren tömmer skrivbord, skåp och annat förvaringssystem.
  • Meddela ekonomienheten datum för då medarbetaren kommer att sluta.
  • Meddela it-avdelningen så att eventuella inloggningar/konton kan tas bort.
  • E-postkonto; ska det tas bort eller ska det läggas till en autoreply?
  • Avsluta/förändra eventuella medlemskap eller prenumerationer som är kopplade till medarbetaren.
  • Tjänstgöringsintyg skall skrivas.
  • Sist men inte minst. Planera för avtackning efter överenskommelse med medarbetaren.

Ett bra avslut skapar medarbetare som blir ambassadörer. Kanske kommer era vägar att korsas i framtiden, kanske som kund. Kanske har ni gemensamma bekanta eller blivande gemensamma kunder eller uppdragstagare.

 

Behöver ni hjälp eller råd att hantera när en medarbetare ska sluta

Kontakta en expert

Stefan Ulander jobbar med marknad och kommunikation på Visma Services. Här i bloggen sätter han ord på all den kunskap, insikt och erfarenhet som alla kollegor (löne- och redovisningskonsulter) sitter inne på när det gäller verksamheters ekonomifunktion.
Kom i kontakt med Stefan: