ClaraLab är en dynamisk bolagsgrupp med ambition att förvärva, bygga upp och vidareutveckla lämpliga företag som ska förse den nordiska laboratoriemarknaden med högkvalitativa produkter. Gruppen består i dag av sju bolag - fem i Sverige, ett i Norge och ett i Danmark.
När man i november 2018 började använda Visma.net var det inte bara resultatet av ett affärssystemsbyte utan även ett startskott för ett nytt, mer automatiserat sätt att jobba inom koncernen och mellan de olika bolagen.
- Vi körde Visma Mamut tidigare, vilket fungerade bra, men vi kom till en punkt där ett byte var nödvändigt. I takt med vår tillväxt och marknadens utveckling saknades nödvändig funktionalitet. I Visma.net finns mycket som vi behöver (och mer därtill). berättar Anette Lind, ekonomichef på ClaraLab.
Ständig förbättring, på riktigt
Med Visma.net kunde de få all funktionalitet de behövde och - som Anette uttrycker det - fördelarna med ett molnbaserat affärssystem märktes snabbt och väldigt konkret redan under den första tiden.
- Att systemet förbättras hela tiden är en trygghet. I början kunde man exempelvis inte enkelt se om en leverantörsfaktura var godkänd eller ej, vilket ganska snart åtgärdades. Vi har tydligt märkt av de löpande förbättringar som görs, och vi upplever Visma som mycket lyhörda för input och förslag, berättar Anette.
Affärssystemet sammanfattar hon som lättanvänt och tydligt. Och om endast två saker ska nämnas som effektiviserat det dagliga arbetet blir det dessa: Färre papper och ett mycket bättre flöde i systemet.
Tips för en smidig start: öva och planera
Att komma igång var också över förväntan enkelt, berättar Anette. Att flera av medarbetarna jobbat i lösningar från Visma tidigare underlättade, men det intuitiva gränssnittet och välplanerade förberedelser bidrog.
Bland annat förberedde man sig genom att öva tillsammans två gånger i veckan med ett demobolag som Vismas certifierade partner Zedcom satte upp, något de varmt kan rekommendera till andra. Innan detta hade man tre längre sittningar tillsammans med Zedcom för att identifiera vad man ville ha och uppnå.
- På utrullningsdagen fanns två personer från Zedcom på plats hos oss för att säkerställa att allt gick bra, det gav en extra trygghet.
Automatisering är en resa. En rolig resa!
Att övergången till Visma.net påverkat verksamheten positivt redan från start råder det ingen tvekan om. Vad gäller automatisering har man valt att ta en sak i taget för att behålla full kontroll och kunna köra “business as usual” under tiden. Några av de saker de snabbt märkt att de sparar mycket tid på är:
- Fakturor skickas per automatik varannan timme.
- Bokföringskonto läggs automatiskt på leverantörsfakturan.
- Periodiseringsnycklar för både intäkter och kostnader - förenklar bokföringen samt sparar mycket tid.
- Slipper leta fakturanummer.
- Vi på ekonomiavdelningen älskar systemet. Vi har gått från dåtid till nutid, säger Anette.
Logistikfunktionen i systemet har man inte gjort så mycket kring än men ser att det här finns stora möjligheter att bland annat underlätta inventering. Man jobbar också på att få till uppkoppling mot ett av bolagens externa lager. Andra saker på ”snart-listan” är att använda projektdelarna mer och att koppla ihop med webbshopen.