Sänk dina inköpskostnader med färdiga avtal

Johan Stevenberg Effektivitetsexpert

 – Alla kostnader bör noggrant följas upp. Ett företags kostnader att driva verksamheten hamnar inte alltid under luppen när ekonomiansvariga ser över budgeten, även fast de borde.

Det menar effektivitetsexperten Johan Stevenberg.

Administrativa inköp omfattar inköp av utrustning, varor och tjänster som inte hör till kärnverksamheten, men som är nödvändiga för driften av alla typer av företag, både för enmansföretaget och företag med uppåt 300 anställda. Det kan vara kontorsmaterial, datorer, telefoner, frakter, drivmedel, flyg, hotell och andra saker. Dessa icke-strategiska inköp är ofta mycket resurs- och kostnadskrävande. Och kan med fördel lämnas till andra. Eventuellt göras på ett mer resurseffektiv sätt, berättar han.

Spara tid och resurser

Han påpekar att det finns 900.000 företag i Sverige. Runt 80.000 av dem har mer än fem anställda. De är alla företag som är så stora att de administrativa inköpen kräver tid och resurser. Men det är ändå inte mycket fokus på att hålla kostnaderna låga för den administrativa inköpsbudgeten.

Stevenberg anser att det finns flera skäl till varför det är så:

– En anledning är nog att det kräver en del resurser att hålla sig uppdaterad på priser och villkor inom olika branscher. Ett annat är att det ibland kan vara svårt för varje enskilt företag att uppnå bra rabatter när volymen inte är så stor. Ett tredje moment är att många små och medelstora företag inte är medvetna om alla områden där det är möjligt att skapa inköpssamarbete även för verksamheter som inte är så stora. Detta samarbete kan ge långt bättre priser än vad de hade kunnat åstadkomma själva.

Skaffa dig stordriftsfördelar

– Det som karakteriserar små och medelstora företag är att de inte har egna inköpare eller sin egen inköpsavdelning. Ofta är det vd:n, ekonomichefen eller andra i organisationen som tar hand om inköpen för den dagliga verksamheten. Resultatet är att företaget lägger ner onödig tid på administrativa inköp. Ett gemensamt inköpssamarbete kommer, förutom att ge bättre rabatter och villkor, tillhandahålla effektivare inköpsförvaltning. Att köpa icke-strategiska varor och tjänster på en inköpsportal kan vara ett av flera sätt att effektivisera på detta område, säger Johan Stevenberg.

Läs mer om vad Visma kan erbjuda för inköpssamarbete »