 |
|
Björn Bergqvist
Effektivitetsexpert
|
Mycket stora mängder information ska registreras, skickas, bedömas, rapporteras och följas upp på löne- och personalområdet. Det finns mycket stora möjligheter till effektiviseringsvinster om de manuella rutinerna automatiseras.
Större delen av semesterdagarna registreras av de anställda och följs upp av cheferna – och det görs manuellt. Alla anställda har också frånvaro som skaregistreras, hanteras och rapporteras – även detta görs manuellt.
Björn Bergqvist, produktägare och utvecklare av självbetjäningsportalen MyVisma, menar att nyckeln till att lyckas med automatisering ligger i att integrera webbaserade självbetjäningslösningar för löne- och personalsystemen via portalen.
Om de anställda själva kan registrera och uppdatera information via webbaserade lösningar är vinstmöjligheterna stora.
– På löneområdet har allt fler verksamheter börjat använda webbaserade lösningar för registrering av reseräkningar och utlägg. När detta integreras med lönesystemet blir attestering, bokföring och lönekörningar mycket enklare. Arbetet med lön och personalfrågor sköts ofta av några få personer inom verksamheten och görs till stor del genom manuell registrering och uppdatering av dataunderlaget i system som kräver expertkompetens.
– Om de anställa kan inkluderas i mycket av detta arbete med hjälp webbaserade tilläggslösningar, där de kan registrera och uppdatera information, är vinstmöjligheterna stora.
Allt på ett ställe
– Förutsättningarna för att sådana lösningar ska fungera är att de anställda använder dem och de måste därför vara användarvänliga och helst lättillgängliga. Det är därför klokt att samla alla tjänster som personalen ska ha tillgång till i en och samma lösning.
– En webbaserad medarbetarportal kan innehålla enkla funktioner där alla anställda själva på ett smidigt sätt kan registrera reseräkningar, utlägg, övertid, frånvaro, semesterönskemål och personlig information. Alla data finns omedelbart tillgängliga i lönesystemet och kan därefter föras över till ekonomisystemet.
Via samma webblösning kan de anställda också få elektronisk tillgång till sina lönespecifikationer, berättar Björn Bergqvist.
Stor nytta för många
Vismas lösning på detta kallas MyVisma och är en nordisk webbportal som samlar dina lönetjänster på ett och samma ställe. Enkla semestrar för avdelningschefer Besparingarna ligger inte bara i att de anställda och löneavdelningen sparar tid. Det finns flera grupper inom en verksamhet som har nytta av självbetjäningslösningar för hantering av medarbetarinformation:
– Det står utom allt tvivel att avdelningscheferna har nytta av tekniken. De lägger en del av arbetstiden på administration av information och det är något som blir enklare med dessa lösningar. Bara att slippa göra upp en semesterlista och sedan göra om den flera gånger är en stor vinst. Det är mycket enklare att ha en dynamisk semesterkalender på internet, som alla på avdelningen har tillgång till och där de kan registrera sina önskemål. Därefter kan avdelningschefen gå in och avslå eller godkänna önskemålen. Informationen finns där och allt är alltid uppdaterat, sammanfattar Björn Bergqvist.
För att läsa mer om MyVisma klicka här »