Lyckosam integration av Proceedo och Aditro hos Varbergs kommun

Genom att integrera existerade personal- och ekonomisystem med ett nytt fakturahanteringssystem fick Varbergs kommun just den lösning de behövde. 

 

Nytt inköps- och beställningsystem för Varbergs Kommun

För att effektivisera sin inköps- och beställningsverksamhet behövde Varbergs kommun ett nytt inköps- och beställningssystem. För att få bästa möjliga lösning krävdes ett helt nytt system som kunde integreras med det existerande ekonomisystemet.

Utmaning

Varbergs kommun har sedan 1991 använt personal- och ekonomisystem från Aditro och varit mycket nöjda med det. Inköps- och beställningssystemet började dock få svårt att motsvara de krav som kommunen ställde och 2011 inleddes ett projekt för att effektivisera beställningsprocessen i kommunen.

– Vi ville få bättre avtalstrohet, effektivare och mer användarvänliga flöden, samt ökat användande av e-fakturor. För att klara det behövde vi en ny IT-lösning för beställningarna, säger Magnus Widén, ekonomidirektör på Varbergs kommun.

Lösning

En möjlighet för den nya lösningen var att behålla faktureringen i Aditro och låta det nya systemet enbart hantera inköp. Ett annat alternativ var att skaffa ett inköpssystem som inkluderade fakturahantering, vilket skulle innebära en automatisk integration mellan beställningar och fakturor. Varbergs kommun valde det sistnämnda alternativet.

– Vi ville helst få hela fakturahanteringen i samma system som vi gör våra inköp i. Med Visma Proceedo kunde vi få en bra integrerad lösning för både inköp och fakturahantering, så vi beslöt att hantera båda delarna i Proceedo, säger Magnus Widén.

Målet när projektet började var att 80 procent av kommunens ramavtal skulle vara anslutna och beställningsbara i Proceedo. Det målet nåddes en månad innan projektets slut, vid årsskiftet 2012/2013. Nu ligger siffran på runt 90 procent. Foto ovan, intro: Göran Höglund. flickr

För att lyckas med införandet satsade kommunen på att bygga upp en intern projektorganisation som fick ansvar för både interna och externa resurser. En bra projektorganisation är viktigt för att kvalitetssäkra processen och följa upp arbetet efter den först inledande fasen – att implementationen är genomförd innebär inte att arbetet är klart. På Varbergs kommun byggdes exempelvis en egen driftorganisation upp som en del i projektet. Det har inneburit en möjlighet för kommunen att själv kunna driva viss utveckling av systemet. 

I andra delar kan det krävas konsulthjälp som då måste hanteras. Här behövde kommunen till exempel hjälp med integrationen av det nya systemet. – Det första vi gjorde för att integrera den nya lösningen var att få kontroll över vilka integrationer vi hade. Vi hade en konsult som hjälpte oss att bevaka detta arbete, säger Magnus Widén

Idag har Varbergs kommun en lösning där inköp, fakturering och ekonomisystem är väl integrerade. Det finns dock fortfarande möjligheter till ytterligare förbättringar. – Vi har ännu kvar internfaktureringen i Aditro. Men nu när Visma har köpt upp Aditro hoppas vi kunna få en smidig lösning för att få in även dessa, så att vi har en komplett integration där alla fakturor kan hanteras på ett och samma ställe, säger Magnus Widén.

– Vi ville helst få hela fakturahanteringen i samma system som vi gör våra inköp i. Med Visma Proceedo kunde vi få en bra integrerad lösning för både inköp och fakturahantering, så vi beslöt att hantera båda delarna i Proceedo, säger Magnus Widén. Foto: Tony Webster. flickr

Resultat

Med Proceedo har Varbergs kommun fått ett system för inköp och fakturering som ger betydligt bättre användarvänlighet i beställningsflödet. Det ger i sin tur ökad avtalstrohet när användarna ser hur smidigt det är att sköta hela beställnings- och faktureringsprocessen i en och samma lösning. Dessutom har andelen leverantörer som är anslutna och beställningsbara via systemet ökat kraftigt.

Målet när projektet började var att 80 procent av kommunens ramavtal skulle vara anslutna och beställningsbara i Proceedo. Det målet nåddes en månad innan projektets slut, vid årsskiftet 2012/2013. Nu ligger siffran på runt 90 procent.

Även om målen uppnåtts med råge är arbetet på Varbergs kommun inte färdigt. – Nu när vi är i drift tittar vi hela tiden på sätt att ytterligare förbättra processen. Vi undersöker till exempel möjligheter att öka avtalstroheten. Där finns det miljoner kvar att spara. Vi håller också på att ta in ett verktyg för inköpsanalys som ska hjälpa oss med detta. Så det finns alltid utrymme för förbättringar, säger Magnus Widén.

Magnus Widén -  ekonomidirektör på Varbergs kommun.

 

Ytterligare läsning om Varberg? Med en bra investeringsanalys och ett nytt beställningssystem lyckades Varbergs kommun uppnå en nettonytta på 13 miljoner kronor.

 

 


Ta del av fördelarna med att investera i en Purchase-to-pay-lösning.

Läs whitepaper om
Purchase- to- pay- lösning. 

 


Stefan Norr

 

Låter detta intressant?

Kontakta oss via formuläret eller ring Stefan Norr direkt på telefon 010- 14 13 330