Smarta funktioner i Proceedo Fakturahantering

Visma Proceedo förenklar och effektiviserar användarnas vardag, vare sig de sällan hanterar fakturor eller arbetar med det dagligen.

Fakturahantering har en tendens att betraktas som ett nödvändigt ont av medarbetare som gärna lägger så litet tid som möjligt på att attestera och kontera fakturor. Men för att arbetet ska gå snabbt och vara effektivt krävs ett fakturahanteringssystem som fungerar lika bra för de som endast attesterar några enstaka fakturor per år som för de som arbetar med det varje dag.

Vismas UX-designers Nina Boljang och Tom Airaksinen i intensiva diskussioner om hur användbarheten i Visma Proceedos nya fakturamodul kan förbättras ytterligare.

 

Slutanvändarnas insikter som utgångspunkt

Detta är något som Visma har tagit fasta på. I arbetet med den senaste versionen av Visma Proceedo åkte Vismas UX-designers ut till kunder och studerade hur slutanvändarna arbetade. Därefter byggde de prototyper av användargränssnittet och anpassade det efter den feedback användarna gav.

Resultatet blev en användarmiljö där sällananvändarna möts av ett gränssnitt där de ser de fåtal aktiviteter de normalt behöver utföra, medan de avancerade användarna snabbt kan få tillgång till alla de funktioner de behöver i sitt dagliga arbete.

Det här är speciellt viktigt för de användare som sällan är inne i systemet för att hantera fakturor.
– Vi gör vardagen enkel för sällananvändarna genom att göra de vanligaste åtgärderna enkla och självinstruerande. Med 90-95 procent av fakturorna gör man bara ett fåtal aktiviteter och de sakerna har vi lyft fram så att de är enklare att komma åt, säger Lennart Aronsson, produktchef för Visma Proceedo Fakturahantering. 

 

Smart funktionalitet effektiviserar fakturahantering

Ett exempel på denna enkelhet är att användarna kan granska och kontera direkt i listan. Användarna får upp en fakturabild, kontrollerar att konteringen är rätt eller sätter kontering om det inte finns någon, sedan klickar de OK. Svårare än så behöver det inte vara.

Det mest effektiva är förstås att slippa all manuell hantering av fakturor och Visma Proceedo har en avancerad matchningsfunktionalitet av fakturor inbyggd. – En normal faktura ska inte behöva hanteras manuellt. I Proceedo tar systemet hand om validering av fakturan, kontrollerar hur ofta den ska komma, hur mycket pengar det kan röra sig om med mera. Ekonomiavdelningen kan fokusera på att granska avvikelser medan resten hanteras automatiskt, säger Lennart Aronsson.

Med Proceedo blir det möjligt att automatisera en stor del av fakturavolymen och göra det enkelt även för sällananvändare att hantera de fakturor som ändå kräver manuell hantering. Användarna slipper därmed stångas med ett onödigt krångligt fakturahanteringssystem och kan lägga tid på mer värdeskapande uppgifter som gynnar verksamheten.

 

Tjuvtitta på Proceedo 9 Fakturahantering 

 

 

Lästips!

Rätt information till rätt person i rätt tid. Det är vad många företag är ute efter när de investerar i en ny IT-lösning. För att lyckas skapa sådana lösningar krävs det att systemleverantören har användbarhetsdesign, UX, inbyggd i den egna organisationen. Läs artikeln Därför satsar Visma på användbarhet


Stefan Norr

 

Låter detta intressant?

Kontakta oss via formuläret eller ring Stefan Norr direkt på telefon 010- 14 13 330