Förhandlingstips – Så gör du bra inköp till företag

Det tar tid att lära sig förhandla, men behärskar du det mest grundläggande kommer du långt, menar Daniel Saldenius, leverantörsansvarig på Visma Advantage.

När du bestämt vilket område du ska förhandla är första steget att fastställa vilka behov som finns i företaget – du kan då sätta krav på tjänsten eller produkten som du vill upphandla. Du måste också fastställa vilka krav du kan ha på leverantören. Daniel menar att du måste formulera krav och behov på ett lättförståeligt sätt för er båda.

Att scanna marknaden och se vilka leverantörer som finns samt se efter vilka svagheter och styrkor som finns hos respektive leverantör är ett smart sätt att samla information på inför förhandlingen.
 

När du ingår en förhandling är det viktigt att du vet vad du vill, men du bör samtidigt ta hänsyn till vad leverantören strävar efter - var därför även öppen för förslag. 

För att inte påverkas av leverantören bör du ha en bra grund att stå på, samtidigt som du måste vara öppensinnad inför nya förslag och idéer. Slå inte ner på förslag bara för att de inte var vad du hade tänkt dig och var inte rädd för att ta hjälp av leverantören – ju smidigare lösning ni kommer fram till desto bättre för er båda.

Daniel brukar även försöka sätta sig in i vilka mål som leverantören kan tänkas ha och han har då också möjlighet att anpassa sig efter detta.
– Dela gärna upp ditt mål i delmål och huvudmål för att underlätta förhandlingsprocessen. Jag brukar sätta upp en prioriteringslista på vilka delmål som är viktigast och vilka som jag kan tänja på.

Antalet leverantörer i förhandlingen beror på vilken typ av produkt eller tjänst som förhandlingen kretsar kring. Du behöver därför först tänka igenom vilken typ av produkter eller tjänster som du ska förhandla om.

Om det är jämförbara produkter är det lättare att ta med flera men om produkten är mer komplex är det lättare att få en överblick om få aktörer är delaktiga. Han menar också att du kan ha ett standardformulär som du ber leverantörerna att fylla i, det blir då lättare att jämföra deras produkter .

– För mig finns det alltid några fasta faktorer som påverkar mitt val av leverantörer – en lokal aktör eller en rikstäckande, personlig kontakt eller webbaserad? Jag har även mer självklara faktorer som att leverantören ska vara pålitlig då jag alltid söker ett långsiktigt samarbete med mina leverantörer.